コロナ禍で初出展にも関わらず展示会を成功に導いた3つのポイントを伺いました！

先日の総務・人事・経理Weekにて弊社が支援をしていた株式会社サイトビジット。

第1回目の法務・知財Expoということで、リアル展示会は初出展でした。

不安要素も多い中で、無事成功につながった秘訣を、教えて頂きました。

インタビューにご協力いただいた中野竜太郎さま

初展示会の目的と成果は？

インタビュー宜しくお願い致します。今回の展示会の目的は何でしたか？

コロナウイルスの影響で来場者数が少ないのではないかという懸念もありましたが、競合企業が出展している中で、弊社だけ出展しないというのはどうなのかという考えがありました。コロナ禍でも展示会という選択肢を無くすことはありえないと考えており、今回初めての展示会出展となりましたが、まずはテストマーケティングとして出展しなければと考えていました。

テストマーケティングということですが、不安な点も多くあったのではないでしょうか？

本当にお客様がそもそも展示会に来場されるのか、自社サービスに関心を持ち、ブースに来てくれるんだろうかという漠然とした不安はありました。また、ほとんどぶっつけ本番になるので、十分なオペレーションが回せるんだろうかと思っていました。

コロナ禍で、どの出展社も集客とオペレーションについては不安に感じていたと思います。実際の成果をお聞きしても宜しいでしょうか？

細かい数字は申し上げられないのですが、3日とも目標を上回ることができました。今回の目標数値は、コロナによる延期前に設定した数値だったので、ハードルが高いと考えていました。それを達成できたことには満足しています。

※すべての席が殆どの時間で埋まっていました

コロナ禍でも成功できた3つの要因

実績教えてもらいましたが、本当によく達成できたと思う数字ですよね。初出展でさらにコロナ禍。ここまでの実績をあげられた要因について今どう考えていますか？

ポイントは、３つあると思っています。1つ目は来場者減でも現場のスタッフの数を目標数値に合わせて配置できたこと。2つ目は、接客の質を上げる準備ができていたこと、3つ目は、当日の現場のモチベーション管理です。

1つ目の目標数値に合わせて人員配置できたことについて教えてください。

もともとは45,000人を超える人が集まる展示会ですが、事前にも話をしていて15,000人くらい（実際は18,629人）に来場者数は減るのではと話をしていました。会社としても接客の人数を減らす議論がありましたが、対応できる人数を目標数値に合わせることで当日を迎えました。実際問題展示会で現場に立つと他の業務は止まってしまうため、止めてもいいくらいの価値があるかという点は議論になっていました。

確かに他のブースは、接客できる人数がブースの大きさに比べて少ないこともありました。仮に、接客される人数が少ない場合はどうなったと思いますか？

目標は達成できないですね。因みに、弊社はフロント9名、バックヤード2名は少なくとも現場にいるようにしました。もし、フロントが3名、バックヤードが1名とかであれば、おそらく目標の3分の1以下の成果になっていたと思います。

そう思われる理由について教えて頂けますか？

もし仮に、名刺の数だけを集めるなら少ない人数でもできると思います。弊社はオンライン展示会に出展したり、WEBマーケティングを積極的にやっています。名刺の数だけ集めることは今回の展示会の目的にしていませんでした。オフラインの強みは、対面なので、現場での接客数を意識していました。単純に名刺情報だけ獲得したリードと、ちゃんと接客をして、課題感などを共有したリードは全く価値が違うと思います。今回の目標数値を達成するためには、人員を確保することが必要でした。

接客の質を向上させるために事前に研修を実施

現場の接客を最初から重視されていたのは、オンラインとオフラインの強みを明確に分けていたからなのですね。素晴らしいです。2つ目の接客の質を上げる準備についても教えてください。

今回は、入社半年以内のメンバーが殆どでした。対面を重視していたので、接客の質にばらつきがでることを不安に思っていました。若いメンバーも多いですし、私も含めて初めて展示会を迎える社員が多かったので、「どうしたらいいのか？」「どういう考え方でお客様と対応するのか」ということがわかってないと感じていました。そこで事前に研修を取り入れました。

展示会の研修なんてあまり聞いたことがない中、受けて頂いて嬉しかったです。研修で感じたことを教えてもらえますか？

研修の冒頭でもお話されていましたが、「展示会ではいかに短時間で価値を提供するか」が重要だと感じました。普段の営業なら1時間の時間が使えますが、展示会で1時間使うと1人1日7名(社)しか対応ができません。目標数値を達成するためには、1人当たりの接客時間を意識しないといけないと分かりました。

ありがとうございます！時間を短縮し価値を伝えるために研修内容で使えたなと感じた部分はありましたか？

シンプルですが、名刺交換のタイミングは即使える、かつ重要な部分でした。その部分は認識がずれていたので、非常に良かったところです。また、オファーすることに関しては、学んでから徹底するようにしたのが良かったと思います。この点は研修で練習したことにより実践できたと感じています。

研修したからといってすぐできるの？という声もあると思います。実際はどうでしたか？

1度の研修だけでは全てを理解できていなかったと思います。展示会の当日の朝に再度「どのようにやろう」と共通の認識を持つために説明しました。

中野さんが誰よりも実践されていたイメージがあります！

そうですね！実は、研修の内容を聞いた後に、来場者として展示会に参加しました。研修のポイントができている営業は殆どいませんでしたし、こうすればもっと良くなるのにと感じました。研修の効果を実感できていたのが大きかったですね。

モチベーション管理にはバックヤードが重要！？

中野さんがエンジニアの方々に教えるレベルまでやられていたので、凄いなあと感じていました。接客の質が向上したとしても、現場のやる気がなければ意味がありません。3つ目のモチベーション管理はとても重要ですよね！

そう思います。まず、展示会前は重要です。今回は研修も含め、温度感を上げました。事前準備は私がほとんど1人で行っていたので、マーケティンググループが独自でやっている施策と社内では思われていました。展示会で良いリードを獲得して、アポイントを獲得してクロージングできれば、営業メンバー個々人の成果に繋がるということを明確に説明することで、展示会は自分のためになると認識してもらいました。「展示会に行くなら商談していたい」といった声がある企業のマーケターにはぜひ成果に繋がる施策であることを強く共有してほしいです。

モチベーション管理は展示会前から始まることても勉強になります！現場でモチベーション管理をする上で難しかった点はありましたか？

モチベーションが大事だと感じたのは、2日目少しターゲット来場者が少なく、モチベーションが下がっていたからです。「営業はターゲットになるようなお客様が来たらテンションが上がる」というお話も御社から教えてもらっていましたし、実際にその通りだと思いました。

具体的にどのようなモチベーション管理で乗り切りましたか？

接客を終えてバッグヤードに戻ってきた時に、「こんな良いリードが取れた」という報告や、「あまり成果が上がっていない時でも気にしなくてよいよ」という話を積極的に行いました。接客をするスタッフと密にコミュニケーションをとることは非常に重要だと思います。

バックヤードが重要と仰っていたのはそういうことだったのですね！

はい！バックヤードが広いと、作業がしやすいというのはもちろんあります。さらに、バックヤードはコミュニケーションの場であり、モチベーション管理でも重要だということを今回気づきました。スタッフがフロントで頑張ってバックヤードで元気が出るみたいな雰囲気を作れたのも成功の秘訣だったと思います。

今後もっと良くなるために取り組みたいことは？

今回の展示会で大切だと感じた３つのポイントについて教えて頂き、ありがとうございます！ここを変えるともっと良くなると感じた点はありましたか？

今回は、来場者1人（1社）当たりの接客時間が、約30分程度かかっています。そこが少しボトルネックになっていると感じており、改善できると格段に成果が上がると感じています。

今回の成果も素晴らしいですが、そこが改善すると更なる成果に繋がりそうです。最後に弊社のサービスのイメージを聞いても良いでしょうか？

そうですね（笑）「展示会の奥義教えます」とか、「成功する展示会なら」とかそのようなイメージが私の中には浮かびました。課題としては「名刺だけ沢山集めたけど結果に繋がらない」といった企業にとっては良いと思います。

ありがとうございます。お勧めするならどのような企業でしょうか？

そうですね。デジタルをやっているところで、成果を上げたいというところに向いている気がしました。御社の強みは事前準備からオペレーションの研修までワンストップで全部やって貰えるところだと思います。分散されると無駄にやり取りが増えるので。「最小限のコストで最大限の成果を」という言葉がありますが、それが当てはまっていたと実感しました。

お勧めまでさせてすみません（笑）中野さんには、初出展でもやり方を間違えなければ成果に繋がることを証明して頂きました！インタビューありがとうございました！

まとめ

今回はコロナ禍でもリアル展示会で成果を上げた事例を紹介致しました。

現場でのスコアリング精度を高めることと、すぐに名刺情報を入力し、素早いネクストアクションに繋げている姿勢が素晴らしかったです。

初出展でさらにコロナ禍に関わらずここまで目的意識をしっかりと持っていらっしゃるケースは稀だと思います。

1つの成功の形を表現して頂きました！

最後にもう一度3つのポイントをおさらい致します。

1. 現場のスタッフの数を目標数値に合わせて配置できたこと
2. 接客の質を上げる準備ができていたこと
3. モチベーション管理を成功させた事前の認識合わせとバックヤードの使い方

コロナ禍でリアル展示会に出展される方の参考になる記事になったと思います。

中野さんありがとうございました！

【株式会社サイトビジットの情報】

https://sight-visit.com/

【法務知財EXPOにて紹介していたニンジャサインの情報】

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