ヒアリングシートの内容をもっと効果的に使いたい

展示会で名刺獲得数と同じく成果指標になるのがヒアリングシート（アンケートシート）の数です。

名刺獲得数では分からない、来場者の質を見分けるために行っている所が多いです。

「ヒアリングシートの質問内容をどうすれば良いのか？」という相談は多くあります。

なかなか悩ましいポイントではないでしょうか？

良くある悩みにこんなことがあります。

• 名刺獲得数は多いのに、ヒアリングシートが集まらない
• ヒアリングシートの内容に個人差が大きい
• ヒアリングシートで得た情報が殆ど使えない

今回のコラムでは、ヒアリングシートにフォーカスを当てて考えてみたいと思います。

アンケート？ヒアリングシート？

最初に、展示会の場ではアンケートとヒアリングシートが混同されています。

正直どちらでも良いのですが（笑）

この後の解説が分かりやすくなるように、違いを明確に定義したいと思います。

アンケートシート：来場者に書いてもらう。決まった質問を行う。

ヒアリングシート：説明員が記入する。来場者から聞いた情報をメモする

来場者か説明員。どちらが書くかは展示会において大きな違いです。

まずは、この解説からしたいと思います。

ヒアリングシートが良い理由

展示会においては、来場者が書くよりも、説明員が書いた方がメリットが大きいです。

理由➀　アンケートは売り込み感が強くなる

そもそもアンケートは来場者にとってハードルが高いし、やりたくないことです。

自分の情報を出すのも嫌だし、時間を取られることも嫌だと感じます。

アンケートの情報量が少なかったり、質にばらつきがある原因は説明員のスキルではなく、アンケートを書いて貰う行為にあります。

アンケートに良くある質問にBANTがあります。

予算（Budget）　決済プロセス（Authority）　ニーズ（Needs）　導入時期（Timing）

もしあなたが、この4つの質問をアンケートに書いて下さいと言われたら書きますか？

相当な売り込みをかけられる気がすると感じますよね。

アンケート方式では、BANT情報は聞きにくいです。書いてあったとしても、後から使える可能性は低くなります。

それは、過度な売り込みを感じるからです。

理由②　来場者の目的はすでに終わっている

すべての話が終わってから、「アンケート良いですか？」が展示会の良くあるフローです。

例えば、研修を受けて、最後にアンケートを記入する場合あると思います。

研修が終わって早く帰りたいのに、何で講師のためにアンケートを書かないといけないの。めんどくさい。

これが受講生の声だと思います。

展示会も全く一緒で、来場者からすれば話は理解したから目的は達成されている訳です。

そこから、質問が難問もあるようなアンケートを渡されたらどう思うでしょうか？

おそらく適当に答えることもあると思います。

逆にアンケートを最初にされたらどうでしょうか？

それも、なんでしないといけないのとなります。

道端でアンケートを頼まれるようなものですから。

理由➂　時間がかかる

最後は説明員側の視点です。

アンケートは書くスピードが速い人もいれば遅い人もいます。

たまに、アンケートを凄く丁寧に書いてくれる人がいるのですが、そういう人の方が受注に繋がる可能性が低かったりします。

アンケートの記入量と受注率の関連性は、ほぼありません。

アンケートを記入頂いている時間は、説明員は基本待たなくてはいけません。

その時間がとてももったいないのが展示会です。

アンケートを書いて貰うより、自分でヒアリングシートを書く方が早く情報の整理が可能です。

アンケートよりも、ヒアリングシートの方が良いことは何となくイメージして頂けたと思います。

では、内容はアンケートのままで、説明員が書けばよいのか？について考えてみたいと思います。

ヒアリングシートの効果的な内容は？

先程も紹介したBANT情報ですが、確かに重要な情報です。

しかし、このBANT情報がなかなか取れないから、営業は困ってしまう訳です。

アンケートにBANT情報に関わる項目があったとしても、あんまり答えてくれません。

理由は、売り込み感を感じてしまうからです。

BANT情報には聞く順番があります。

この順番がヒアリングシートの質を上げて使えるものに変化させます。

BANT情報を聞く順番

１．相手の部署/役職を見ながらタスクを聞く

相手がどんなタスクを持っているのか？はBtoBの営業においてとても大切なことです。

弊社が支援をする時に、必ず最初に名刺交換をすることをお勧めしているのは、この為です。

この質問は、決済プロセスを見極めることに役立ちます。

※ここで全ての決済プロセスが分かる訳ではないですが、次の質問に繋がる大事なポイントです

２．来場者独自の課題を聞く

来場者のタスクを聞いたら、何の目的で展示会に来ているのかイメージが付きます。

情報収集かもしれませんし、本当に解決したい課題があるからかもしれません。

次にヒアリングすべきはニーズです。

BANT条件の中で、唯一相手に売り込み感を与えない要素がニーズになります。

来場者は、課題を解決したいので展示会にきています。

課題を共有することは、相手の視点で考えると、問題解決に繋がる可能性がある訳です。

ですから、ニーズのヒアリングを嫌がる人はいません。

※逆に情報収集の方は嫌がります

タスクを聞いていた方が、より独自性のあるニーズ（課題感）がヒアリングできます。

３．予算と導入時期は展示会場でヒアリングする必要はない

最後に、予算と導入時期について。

予算と導入時期については、展示会の場でヒアリングする必要はないと考えています。

予算と導入時期は、与える価値によって変化します。

ですから、本来展示会ではなく、商談ですべきことなのです。

では、展示会ではどうすれば良いのか？

予算と導入時期をヒアリングする代わりに、オファーをすれば良いのです。

• 貴社の課題感に合った規模感の事例の紹介で一度訪問させて頂けませんか？
• 来月に弊社のお客様を集めたユーザー会があるので参加してみませんか？

オファーをすれば、Yes or Noで相手が返事をしてくれます。

その反応で、相手の本気度を確かめれば良いのです。

４．その他ヒアリングできると良い情報は、ニーズ確認中又は最後に聞く

展示会ではBANT情報以外にもヒアリングする項目があります。

• 現状の導入サービス（競合情報）
• 工場や大規模システムの場合は、前の設備の導入時期
• 部品メーカーであれば、月々の購入Budget

このような情報は、接客中に自然な流れで聞くか、最後に一つだけ良いですか？と言ってヒアリングするようにしましょう。

以上紹介した順番で質問していけば、今までよりも確実に質の高いBANT情報が手に入るようになります。

最後に、この方法で使うヒアリングシートの例（テンプレート）を紹介します。

ヒアリングシートのテンプレートを紹介

弊社の進めるヒアリングシートはこちらです。

殆ど、自由記入になっているのが特徴です。

因みにオファーをした反応や、展示会後のアクションは全てスコアリングで判断できる仕組みにしております。

最初は、本当にこれで大丈夫？と思うかもしれません。

しかし、このヒアリングシートの方が、間違いなくアポイント率も受注率も向上します。

ポイントは、説明員がどれだけちゃんと来場者独自のニーズをヒアリングできるかです。

まとめ

弊社も最初はアンケートは必須なものだと考えておりました。

支援をする中で、アンケートを取ることが目的になっていて、そのアンケートが全く使われないことを経験しました。

今は、アンケートをやめて、この簡易なヒアリングシートで運用をすることが殆どです。

こちらの方が飛躍的にアポイント率が向上します。

さらに、説明員が来場者1人に費やす時間も短縮できています。

アンケートを取っても使われないと悩んでいる方は是非参考にして頂ければと思います。

最後まで読んでいただきありがとうございました。