第1弾:コロナ禍の展示会の成功法則【名刺管理編】

展示会名刺管理

来場者数が減っている中で展示会を成果に繋げるには?

 

7月末からリアル展示会が再開されて、徐々にコロナ禍のリアル展示会がどういうものか見えてきました。

また、コロナが拡大傾向なので、変化はあるかもしれません。

しかし、ある程度の傾向は掴めてきました。

 

ポイントは2つあります。

 

  1. 来場者数は3~4割になる
  2. 「知りたい客」よりも「聞きたい客」が増えている

 

この状況の中で、展示会を成果に繋げるために何が必要でしょうか?

今からリアル展示会に出展が決まっている方に是非読んで頂きたい内容となっております。

 

コロナ禍の展示会で表面化した問題点を整理しよう

 

コロナ禍の展示会は来場者数が減っています。

展示会を名刺情報を集める場として捉えている場合は、成果は確実に落ちるはず。

 

しかし、リアル展示会は良いよね!という声が上がっています。

理由は、来場者の心理の変化です。

今リアル展示会に足を運んでいる方々は、「聞きたい客」が多いです。

 

これは、オンラインの影響も大きいと思っております。

コロナ禍で一気に増えたのがウェビナーです。

ウェビナーは「知りたい客」にとっては、参加しやすいのでとても良いです。

一方、課題感のある「聞きたい客」にとっては物足りなさが残ります。

 

「聞きたい客」は課題解決のヒントを求めて、今の時期にわざわざ展示会に足を運んでいるのです。

今出展社の方々が声を揃えて、「展示会良いよね!」という理由はここにあります。

課題感を持っている来場者が、ブースに立ち寄って話を聞きたがっている訳ですから。

今展示会に出るとしたら、「聞きたい客」に価値を与えて、展示会後の商談につなげ、受注を獲得することが重要になります。

 

先ほど、オンラインの影響の話をしました。

オンラインの影響は、良い点もありますが、悪い点もあります。

それが、メール開封率の低下です。

 

「聞きたい客」が集まっても、展示会後に接点を持てないという問題が今表面化しています。

そこで重要になっているのが、名刺管理です。

 

展示会後のアクションが遅いとコンタクト率が落ちる

 

メールの開封率が低下している状況下で、良くない名刺管理方法があります。

それは、バーコードリーダーによる名刺情報の取得です。

バーコードリーダーで名刺情報を取得するした場合、データが手元に届くのが2週間後になります。

 

来場者の気持ちになってください。

B社は、自分の課題感に合わせた事例を添付して、当日中にメールで送ってきてくれました。

A社は、2週間後に”来場の御礼”という題目のメールが来たとします。

A社とB社どちらが好印象でしょうか?

 

今の時期に展示会に出展するなら、展示会後のアクションを最速で行う必要があります。

さらに、そのメールの内容(タイトル)は、展示会場で直接相手から聞いた独自情報とリンクしていることが望ましいです。

 

では、どのような名刺管理手法が良いのでしょうか?

 

名刺管理に必要な2つのポイント

 

名刺管理に必要なポイントは以下の2つになります。

 

  1. その日のうちにメール配信できる
  2. 接客時にヒアリングした情報を名刺情報と紐づけができている

 

この2つのポイントを満たせる名刺管理方法を紹介します。

 

1.アンケート+手入力

 

労力はかかるけど、確実なのはこの方法です。

接客時にアンケートをとって、名刺を貰い、その情報を手打ちでExcelやスプレッドシートに入力する方法です。

 

この方法は確実ですが、労力がかかります。

アンケートの情報がどのくらいあるのかによっても変化しますが、設問が多い場合は1つの入力に5分くらいかかることも珍しくありません。

仮に1日200枚の名刺情報を獲得しているとしたら、入力だけで1000分(16.7時間)かかります。

 

殆どの企業がこの方法をやりたがらないのは、労力が恐ろしくかかるからです。

この課題を解決するには2つの方法があります。

 

  1. 名刺情報の入力時間を削減する
  2. アンケート情報の入力時間を削減する

 

次からはツールを使って、名刺管理をする方法を紹介します。

 

2.スキャナーを用いて名刺情報を自動で入力

 

スキャナーを用いて名刺情報を自動入力するツールがあります。

名刺情報が届くのが3営業日後くらいになることもありますが、バーコードリーダーに比べれば断然早いです。

手入力と比較すると、労力はめちゃくちゃ減ります。

 

今は、アンケートもスキャナーで読み取って、名刺情報と紐づけができるサービスもあります。

現状アンケートを紙で運用している場合は、接客をする人も今まで通りのやり方を変える必要がありません。

 

費用対効果が見合う、見合わないはあるかもしれませんが、良い方法です。

 

3.タブレット型のアンケートシステム

 

アンケート自体をデジタル化して、紙運用をしないコンセプトのツールもあります。

このツールは、アンケートと名刺情報を自動で紐づけできるというメリットがあります。

アンケート結果の集計をすぐに行える、来場者に直接アンケートに入力してもらうことで接客を効率化するなど、使い方次第ではとても便利です。

 

名刺情報も、iPadで撮影をすれば、2営業日後にはデータ化して届きます。

アンケート情報も自動で紐づけができているので便利です。

 

このツールもとても便利なのですが、先ほどのスキャナ型のツールよりも高いです。

※条件にもよります

 

4.名刺管理アプリの活用

 

名刺情報だけ素早くデータ化したい場合は、名刺管理アプリを使う方法があります。

名刺管理アプリはOCR(自動で文字認識する技術)の精度がどんどん高くなっているので、名刺情報をデータ化するだけならとても便利です。

 

デメリットは、アンケート情報の紐づけをどうするか?と利用期間が年間や少なくても3か月となっているので、単体の展示会では使いにくいという点です。

 

4つの名刺管理方法を紹介してきました。

因みに今まで弊社が支援をしている場合は、ツールを使わずに、手入力で運用していました。

その方法を紹介させて頂きます。

 

素早い展示会後のアクションで大事なのは現場でスコアリングをすること

 

弊社のやり方は、すべての名刺情報をデータ化する必要はないという発想です。

大事なのは、すぐにアクションすべき来場者へ、相手が欲しいと思っている情報を届けることです。

すべての来場者に同じお礼メールを素早く送っても、効果は高まりません。

 

そこで、まずはアンケートを工夫しました。

展示会の場合、ほとんどの方がアンケートを紙で行っています。

その内容も、決済プロセスや、導入時期、予算など詳細な情報を聞くものが多いです。

 

その情報が本当に正しくて、今後のアクションに使えるものであれば良いのですが、上手く活用できていない企業が多いです。

理由は何故だろう?と考えた結果、ある1つの解に辿り着きました。

 

アンケートの目的が「受注をするために必要な情報をとる」になっていることが問題でした。

?マークが出ますよね。受注のため当たり前でしょと。

 

例えば、導入時期に1年以内とチェックが入っていたとします。

その情報どのように使いますか?

展示会後のアクションに活かせていますか?

 

辿り着いた解は、アンケートは、「展示会後のアクションに繋がりやすい情報」が大切だということです。

具体的に言うと、接客した来場者独自の課題感(ニーズ)であったり、次回のアクションに何を期待しているのか?が次のアクションに繋がる情報なのです。

 

おそらくアンケートが上手く機能していない企業は、アンケートの設問内容と接客スタイルに問題がある可能性が高いです。

因みに弊社は紙運用のアンケートを辞めるように指導します。

何故なら、来場者にとってアンケートは面倒くさいからです。

 

接客終了後に、次回アクションに繋がる情報のみ、名刺の裏に書いてバックヤードの入力担当に渡すことにしています。

 

次に工夫したのがスコアリングです。

一般的なスコアリングは、接客した営業が自分の感覚でA、B、Cと付けます。

この方法だと、営業のスキルによってばらつきが出ます。

すべての名刺を営業が管理して動いてくれるのであれば問題はないですが、おそらく営業は直近で数字になりそうな所以外は動かないでしょう。

結局マーケティング部門は、スコアリングに関係なく、すべての名刺情報に同じような内容のメールを配信する形になります。

 

弊社は、展示会後のアクションに関係があるスコアリング方法を考えました。

A、B、C、とスコアリングをするのではなく、接客時に展示会後のオファーを必ず行い、そこに興味があるかないかでスコアリングしました。

オファー内容は、アポイント、事例送付、無料デモ、セミナー参加など用意しています。

 

オファー内容に興味がある名刺情報に関しては、その日のうちに手入力でデータ化し、その日のうちにアクションをします。

例えば、同業種で同規模の事例が欲しいという方には、その人にあったタイトル/文章/添付資料のメールを送ります。

 

現場でスコアリングができていれば、すべての名刺情報をデータ化する必要はありません。

オファーに興味がある名刺情報のみその日のうちにデータ化して、素早くアクションをするように仕組化しております。

 

まとめ

 

今回は、コロナ禍で展示会を成果に繋げるにはというテーマで、名刺管理について書きました。

来場者は減っていますが、「聞きたい客」は増えています。

展示会場の接客の質を上げて、名刺管理方法を工夫して、素早くアクションすれば、今までよりも成果に繋がります。

 

因みに、名刺管理のツールはとても便利なのですが、費用対効果が出る価格設定になっていないと感じていました。

そこで展示会後のアクションを最速にすることに特化した、名刺管理アプリを作りました。

弊社の名刺管理方法を軸にクライアントに使って頂いたら、大変良い評価を頂きました。

 

興味のある方はぜひ資料を見て頂ければと思います。

 

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最後まで読んで頂きありがとうございました!

 

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