基本的に、展示会に出展する際にはマーケティング担当部門や展示会の担当部門だけで全てを行うのは難しいですよね。
営業部門の方に協力をいただいたり、開発担当などの製品に詳しい方にも協力を要請すると思います。
しかし、快く参加していただけなかったり、参加していただくものの当日はブースにおらず、別の場所でPCに向かっていたり、ずっとお客様と電話をされているという方もいらっしゃいます。
このように参加者のモチベーションコントロールに悩まれている方は多いのではないでしょうか？
そこで今回は、「展示会期中の人員を確保するためにどうすれば良いか」と「会期中に参加者のモチベーションを高めるためにはどうすれば良いか」という2つのテーマについてお話していきたいと思います。
そのようなお悩みがある方はぜひ参考にしていただければ幸いです。
なぜ参加意欲が高まらない？
私たちが展示会を支援させていただく中で、「必要人員が確保できない」「参加していただきたかった方が参加できないかもしれない」
そのような声を担当の方からお聞きすることもあります。
なぜ参加意欲が高まらないのでしょうか？まずはそこから考えて行きたいと思います。
１．参加するメリットを感じない
参加を要請する際に、「今回は社長から力を入れるように言われてまして…」「担当役員が○○さんには参加するようにと言われてまして…」
このように政治的な観点で人員を確保したり、優秀な人材に参加を促すこともあるかと思います。
しかし、社内でも評価が高い方、展示会担当者にとってはぜひ参加していただきたいような優秀な人材は業務が集中することも多いです。
また、そのような方は成果にフォーカスされている方も多いと思いますので、展示会に参加することが非効率に思えている点も大きいと思います。
「忙しい中でわざわざ参加したいと思えない」という声も聞いたことがあります。
私たちはBtoBの展示会に特化してご支援しているので、ほぼ全ての企業はターゲット来場者が決まっています。
忙しい中で参加して、ブースに来る多くの方がほとんど関係がない来場者の場合、どう思われるでしょうか？
恐らくは「通常業務をやっていれば良かった」と思われるのではないでしょうか？
２．参加意識を持ちづらい
展示会の企画段階は担当部門が行い、その他の方は展示会期中のみ参加されるという出展社も多いと思います。
当然、全ての企画打ち合わせなどに営業部門の方が参加するのはあまり現実的ではありません。
しかし、顧客の情報を知っているのは営業の方だと思います。
営業の方のご意見を聞かず、企画を固めると現実と乖離する可能性もあります。
また、目標数値だけが降りてくるケースも多いと思います。
それがある程度納得感のあるものであれば良いのですが、「去年は名刺500枚だったので今年は1.5倍の750枚を目指そう」というようにかなり適当に決めてしまっているケースも多いと思います。
それでモチベーションが上がるでしょうか？
３．つらい
展示会は3日間は続くことが多いです。例え1日であっても立ちっぱなしで接客をします。
来場者が自然に自社ブースに入ってきてくれれば良いのですが、なかなかそういうわけにはいかないケースがほとんどです。
その場合、来場者に声を掛けてブースに興味を持っていただいたり、何とか注意を引いて足を止めていただく活動が必要になります。
断られ続けることもあり、これは結構つらいし疲れます。
そしてやっと入っていただいた方も「ほとんどがあまり関係ない方でした」
このような感じではただつらいだけで、成果につながるイメージが湧かず、前向きになれないと思います。
モチベーションを保つための解決策
参加意欲が高まらない理由から、解決策を考えて行きたいと思います。
１．参加者のメリットを提示する
例えば営業の方にとって、展示会に参加するメリットは「普段の営業活動では会えないようなターゲット来場者と会える」ことではないでしょうか？
もちろん、1部の企業では小さな市場に製品・サービスを提供しているというところもあると思いますので、そのような出展社は既に接点のある方への新製品の発表であったり、より深く製品のことを知っていただくような目的になるかと思います。
しかし、それは展示会でなくてもできますし、事前集客で招待すれば新規の来場者を呼び込むより簡単にブースに来てくれると思います。
そこで展示会を「とにかく誰でも良いから沢山の方に知っていただく」ための施策ではなく、「営業担当の方が接点を持ちたいと考えている今後の営業活動につながりそうな来場者と接点を持つこと」を目的にすることをお勧めしています。
出展目的や目標についてはこちらの記事をご参照下さい
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２．企画段階から参画してもらう
先程書いた通り、展示会に関する全ての打ち合わせに参加していただくのは難しいと思います（もちろん可能であればベストです）。
なので以下のことを決めるときだけでも参加いただけると良いと思います。
- 展示会の出展目的、目標数値の設定
- ターゲット来場者のイメージの共有
- 訴求ポイント
特にターゲット来場者のイメージの共有については、営業の方が一番良くご存知だと思いますし、この層と接点を持つことがモチベーションに大きく左右しますので、可能な限り部門のキーマンに参加していただけるとベストです（この情報の精度により、成果が大きく変わります）。
ターゲット来場者についてはこちらの記事をご参照ください
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３．呼び込み人員を確保する
展示会で一番大変なのは、ターゲット来場者の呼び込みです。
大手企業や業界でも注目されている企業であれば自然に入って来てくれるかもしれませんが、そうではない場合、これはかなり大変です。
呼び込みには向き不向きがあります。
私もブースに立って支援を行うことがありますが、呼び込みに関しては必ずしも優秀な営業の方が得意なわけではありません。
むじろ苦手な方が多いと感じています。
そのため、この作業をコンパニオンを活用することで補完する出展社も多いです。
しかし、コンパニオンは注意を引くことについては強いですが、ターゲット来場者を呼び込むことについては向いていません。
弊社のようにノウハウを持っており、事前に教育できる場合は別ですが、ほとんどは数を取りに行く施策になります。
お勧めは社内の若手で動ける方を教育することですが、難しい場合は弊社にぜひご相談いただければと思います。
お問い合わせは以下よりお願いします。
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展示会でターゲット来場者を呼び込む方法はこちらの記事をご参照ください
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まとめ
今回は人員を確保し、なおかつ気持ちよく参加していただくためにはどうすれば良いかというテーマでお話ししました。
参加者のモチベーションを維持することは目標達成のためには非常に重要な要素です。
しかし、他人のことですので非常に頭を悩ませるポイントだとも思っています。
今回の記事や関連記事が少しでもお役に立てば嬉しいです。
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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